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【ビジネスメールの書き方&最新マナー】3分でわかる9のルール

1 分で読めます

テレワーク中の社会人、就活中の方必読!今やビジネスの必須スキルとなってきた文章力。それが顕著に表れるビジネスメールの書き方はご存じでしょうか?こちらの記事では知っているようで知らない、ビジネスメールの書き方や最新マナーを例文つきでご紹介します!

ビジネスメールTOP画像


ビジネスメールの重要性がどんどん上がっている?

ビジネスメールのサブ画像1

テレワークが推奨される昨今、ビジネスメールの重要性もどんどん上がっています。

ビジネスメールのメリットは、電話のように相手の仕事を中断しなくてもよく、記録を残せることです。

しかしデメリットとして、

  • 受け取った相手次第で好き勝手に理解されてしまう
  • 対面や電話のように、表情や声のニュアンスで軌道修正ができない

といったことがあります。

これらのことから、最初からあいまいさを残さず、きっちりと必要事項を伝える必要があります。

また、情報が不足していると相手と何度もやり取りをする羽目になり、相手の時間を奪うことになってしまいます。お互いの仕事の生産性をあげるためにも、相手に読ませるメールを意識して書くことが大切です。

電話連絡の都合がつかないなど場合によっては、初対面がメールということもあるでしょう。たかがメール、されどメールです。いくら営業力があり話せるスキルが高くても、メールの書き方一つで相手に悪印象を与えてしまい、門前払いということにもなりかねません。

テレワークの普及によりビジネスメールを書くことが増えた方、ビジネスメールのマナーを知りたい新入社員の方、これから就職活動をする方も使える現代のマナーに則ったビジネスメールのテクニックを、古本店『もったいない本舗』スタッフmizがご紹介します!

ビジネスメールの「基本の型」を覚えよう

まずはビジネスメールの「基本の型」を覚えましょう!こちらの例文を参考にしてください。

ビジネスメールの「基本の型」

【冬季キャンペーン打合せ日程のご相談】・・・①件名▼

(株)〇〇商事 △△支店
鈴木 太郎様・・・②宛名▼

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の高橋次郎です。・・・③あいさつ&名乗り▼

冬季キャンペーンの打合せ候補日についてご連絡します。・・・④要旨▼

候補日
◆10月4日(月)13時以降
◆10月6日(水)終日
◆10月7日(木)終日 
■いずれも1時間、場所は弊社会議室です。

9月27日(月)までにご希望の日程を返信いただけると幸いです。
昨年度までの結果や今期の課題等、資料も添付いたしますのでご確認ください。・・・⑤詳細▼

ご不明点等ございましたら、ご遠慮なく電話やメールでお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。・・・⑥結びのあいさつ▼

=========================
〇〇株式会社
企画部 高橋次郎
〒123-4567 東京都港区〇〇〇丁目〇-〇
電話:123-456-7890
Mail:abc@defg.com
URL:https://www.abcdefg.html
=========================・・・⑦署名▼
①見ただけで要件がわかる件名:誰と何の件でを追加(20~30文字が目途)②宛名:初回は会社名、部署名、役職、フルネームが無難③挨拶&名乗り:手紙ではないため、時候の挨拶は書かない④要旨:2行以内で今から何の件について書くのかを宣言する⑤詳細:箇条書きを使い、情報を整理⑥結びのあいさつ⑦署名:名刺に記載されている情報を掲載(郵便番号も忘れずに)相手の読む気を削がないように見やすい構成を

・1行は20~30文字程
・文節で改行する
・1行空きを作ると見やすくなる

こちらの型を守れば、相手に伝わりやすく作成時間も短縮できます!

これさえ押さえればOK!3分でわかるビジネスメール"9のルール"

ビジネスメールのサブ画像2

基本の型が大体把握できたら、次は最新マナーに則ったビジネスメールのルールを9つ押さえましょう。これさえ意識して書くようにすれば、あなたのビジネスメールスキルはぐんと上がります!

ビジネスメール"9のルール"

1:件名は具体的に2:内容は必要最低限3:箇条書きを使う
役職が上の人物ほど、受信メールは多くなります。確実に読んでもらうために、具体的・簡潔なものにしましょう。情報が多すぎても、少なすぎても相手に負担がかかります。必要な情報をできるだけコンパクトにまとめましょう。読む側も見やすく、誤解も少なくなります。長文を作成せずに済むため、書く側にもメリットがあります。
4:要旨から詳細の順に5:曖昧な言葉を使わない6:時間をかけずに書く
まずは結論を書きます。そこから依頼理由や条件などの詳細を書くと相手も理解しやすいです。「もう少し」「できれば」などは個人によって解釈が大きく違ってきます。トラブルのもとになるため確実な表現を使いましょう。メール作成に時間を使いすぎては生産性が上がりません。基本の「型」を覚え、よく使うフレーズは単語登録しておくと時間短縮になります。
7:無駄なやり取りを減らす文8:CCは極力減らす9:過度な敬語を使わない
日程調整の場合は、複数の日時を提示して選択してもらうなどしましょう。お互いの時間短縮になります。テレワークによる上司への進捗を伝えるためなどを除き、無駄は避けましょう。CCによる長々と続く宛先から、面倒そうだと後回しにされてしまう可能性があります。「失礼なく短く」が現代のビジネスマナーです。丁寧すぎる文は相手の時間を奪うことになります。

CC、BCCって?

CC(Carbon Copy):メール受信相手を全員表示する
「宛先(TO)の人に送ったので念のため確認してください」という情報共有です。関係者各位に知らせたい、同時に報告したいという場合に使います。

BCC(Blind Carbon Copy):メールを受信した相手のみ表示する
他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に使います。面識がない複数の相手など、一斉送信の際に使われることもあります。

必要に応じて使い分けましょう!

【新社会人・就活生向け】その他基本的なチェックポイント

ポイント①受け取ったメールは1営業日以内に返信する


基本的なマナーですね。相手の都合もあるため、連絡は早めに!ポイント②送る時間は必ず営業時間内に


電話のマナーと一緒です!残業しているのかと思われてしまいます。ポイント③急用にメールは使わない


相手も自分も困らないように、急な連絡は必ず電話で!ポイント④添付ファイルがある場合は内容を本文中に簡潔に記載例:〇〇の資料も添付しますので、ご確認ください。


ファイルの添付漏れ防止にもなります。添付ファイルのウイルスチェックも忘れずに!ポイント⑤宛先に間違いはないか


CC、BCCも間違えていないか確認!相手に失礼なだけではなく、情報漏洩の危険があります!ポイント⑥宛名の書き方に間違いはないか個人宛:「〇〇部 山口部長」「〇〇部 部長 山口様」
団体宛:「〇〇株式会社御中」「〇〇株式会社 △△部御中」


こちらは基本的なビジネスマナーですね。役職と敬称を重ねないようにしましょう!ポイント⑦誤字脱字はないか


特に名前の誤字には注意! 送信ボタンを押す前に、必ず読み返してチェックしましょう!

お疲れ様でした!

スキルアップ間違いなし!関連書籍紹介

ここからは、もっと文章力を上げたい、もっとビジネスメールのテクニックを身に着けたい方への関連書籍のご紹介です。なかなか自由に出歩けないご時世のうちは、おうち時間を自分の価値を高めることに使ってみるのはいかがでしょうか?

テレワーク中の人向け

テレワーク時代のメール術 評価される人は1通のメールで仕事が終わる作者平野友朗出版社WAVE出版出版年月2020年10月

自分は出社していても、取引先の担当者はもしかしたらテレワーク中かもしれません。そんな最新の情勢に対応したビジネスメール、ビジネス文書のノウハウが学べます。ポイントにはマーカーが引かれていて、パラパラ見るだけで内容を把握できるので本を読むのがしんどい方にもおすすめです。なかでも、メールによる交渉術が特に参考になります。テレワークという文字に関わらずすべてのビジネスマンに手に取っていただきたい一冊です。

仕事の効率を上げたい人向け

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか作者平野友朗出版社文響社出版年月2017年3月

メール対応が多い方におすすめです。こちらは1万通を超えるビジネスメールを添削してきた著者が、仕事が速い人が書くメールの共通点を徹底分析したものです。効率化に基本的な内容からすぐに実践できるものばかりで、気になる項目を確認するだけでもメールをさばくスピードが目に見えて上がりますよ!

新社会人&就活生向け

ビジネスマナーの本は、会社の机に必ず1冊置いておきましょう。

先輩に質問して回答をもらうことが難しい場面や、「あれってどうだったっけ?」と自信が無いときにパッと確認できて便利です。こちらはわかりやすいイラストで解説されているため、もしかしたら先輩社員からも「ちょっと見せて!」と頼られるかもしれません(笑)マナーは時代に合わせて変化するものであり、また相手先の会社によって「ローカルルール」が存在する場合もあります。そのときは都度確認して、柔軟に対応していきましょう!

文章力を鍛えたい人向け

練習問題つきで、本格的に文章の書き方を特訓したい人向けです。1度読んで終りではなく何度も何度も練習できるため、正確性のある論理的なビジネス文章の書き方がこれ1冊でガッチリ学べます。書く技術を上げて仕事の効率が上がると、プライベートの時間も確保しやすくなるのではないでしょうか。おうち時間を使って、ぜひ挑戦してみましょう!

本を読む時間が無い…そもそも文章を書くのが苦手…という方は、こちらの記事をぜひ参考にしてみてください!

まとめ

ビジネスメールのサブ画像3

テレワークの推奨、SNSの発達により、「文章を書くこと」の重要性は急激に上がりました。社内の連絡は直接報告するか、または顔の見えるビジネスチャットツールという手段もあります。しかし社外連絡のほとんどは電話かメールです。相手も自分も効率よく仕事をするために、ビジネスメールの書き方を今一度振り返ってみるのはいかがでしょうか。

引用元https://www.mottainaihonpo.com/kaitori/contents/cat07/070-businessmail.html


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